ตัวระบุ

          ตัวระบุคือชื่อของเขตข้อมูล คุณสมบัติ หรือตัวควบคุม คุณใช้ตัวระบุในนิพจน์เพื่ออ้างถึงค่าซึ่งเกี่ยวข้องกับเขตข้อมูล คุณสมบัติ หรือตัวควบคุม ตัวอย่างเช่น พิจารณานิพจน์ =[วันที่กำหนดส่ง]-[วันที่ส่งสินค้า] นิพจน์นี้ลบค่าของเขตข้อมูลหรือตัวควบคุม วันที่ส่งสินค้า ออกจากค่าของเขตข้อมูลหรือตัวควบคุม วันที่กำหนดส่ง ในนิพจน์นี้ ทั้ง วันที่กำหนดส่ง และ วันที่ส่งสินค้า ทำหน้าที่เป็นตัวระบุ

ตัวดำเนินการ

          Access จะสนับสนุนตัวดำเนินการที่หลากหลาย รวมทั้งตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ที่คาดไว้ เช่น +, -, * (คูณ), / (หาร) นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบเพื่อเปรียบเทียบค่า ตัวดำเนินการข้อความเพื่อการต่อ (การรวม) ข้อความ ตัวดำเนินการแบบตรรกะเพื่อกำหนดค่าจริงหรือเท็จ และตัวดำเนินการอื่นๆ ที่ใช้เฉพาะกับ Access สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับตัวดำเนินการ ให้ดูที่ส่วน

ฟังก์ชันและอาร์กิวเมนต์

          ฟังก์ชันเป็นกระบวนงานที่มีอยู่แล้วภายในซึ่งคุณสามารถใช้ได้ในนิพจน์ของคุณ คุณใช้ฟังก์ชันสำหรับการดำเนินการต่างๆ ที่หลากหลาย เช่น การคำนวณค่า การจัดการข้อความและวันที่ และการสรุปข้อมูล ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชันหนึ่งที่ใช้กันเป็นส่วนใหญ่คือ Date ซึ่งจะส่งกลับวันที่ปัจจุบัน คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Date ได้หลายวิธี เช่น ใช้นิพจน์ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นให้กับเขตข้อมูลในตาราง ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่มีใครเพิ่มระเบียนใหม่ ค่าของเขตข้อมูลก็จะเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน

ค่าคงที่

          ค่าคงที่เป็นรายการที่มีค่าคงที่แม้ว่า Access จะกำลังทำงานอยู่ โดยทั่วไปคุณจะใช้ค่าคงที่ True, False และ Null บ่อยที่สุดในนิพจน์ของคุณ คุณยังสามารถกำหนดค่าคงที่ของคุณเองในโค้ด Visual Basic for Applications (VBA) ซึ่งคุณสามารถใช้ในกระบวนงาน VBA ได้ ทั้งนี้ VBA คือภาษาโปรแกรมที่ Access ใช้

 ค่า

          คุณสามารถใช้ค่าตามตัวอักษรในนิพจน์ของคุณ เช่นตัวเลข 1,254 หรือสตริง "Enter a number between 1 and 10" ค่าตัวเลขอาจเป็นชุดของตัวเลข รวมทั้งเครื่องหมายและจุดทศนิยมถ้าจำเป็น ถ้าไม่มีเครื่องหมาย Access จะสันนิษฐานว่าเป็นค่าบวก เมื่อต้องการทำให้เป็นค่าลบ ให้ใส่เครื่องหมายลบ (-) คุณยังสามารถใช้สัญลักษณ์เชิงวิทยาศาสตร์ เมื่อต้องการทำเช่นนั้นให้ใส่ "E" หรือ "e" และเครื่องหมายของเลขยกกำลัง (ตัวอย่างเช่น 1.0E-6)

ฟอร์ม![ที่ติดต่อ]![เมือง].DefaultValue = ' "ปารีส" '    

ฟอร์ม![ที่ติดต่อ]![เมือง].DefaultValue = " " "ปารีส" " "    

การใช้นิพจน์ในตัวควบคุมฟอร์มและรายงาน

          คุณสามารถตั้งชื่อให้ตัวควบคุมจากการคำนวณได้ด้วยการตั้งค่าคุณสมบัติ ชื่อ ของตัวควบคุม ชื่อต้องไม่ซ้ำกันกับชื่อตัวควบคุมอื่นทั้งหมดบนฟอร์มหรือรายงาน และต้องต่างไปจากชื่อเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกใช้ในนิพจน์ของตัวควบคุมนั้น และควรต่างไปจากชื่อเขตข้อมูลใดๆ ในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ คุณสามารถใช้ชื่อนี้เมื่อคุณต้องการอ้างถึงค่าในตัวควบคุมในนิพจน์อื่นบนฟอร์มหรือรายงาน

ตำแหน่งที่คุณใช้นิพจน์มากที่สุด ได้แก่

• ในตัวควบคุมกล่องข้อความบนฟอร์มหรือรายงาน    เป็นการสร้างตัวควบคุมจากการคำนวณ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการสร้างผลรวมย่อยซึ่งรวมรายการแถวทั้งหมดในฟอร์มใบสั่งซื้อ ผลรวมย่อยอาจเป็นดังนี้บนฟอร์มของคุณ

เมื่อต้องการคำนวณผลรวมย่อย ให้คุณวางตัวควบคุมกล่องข้อความบนฟอร์มและตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของกล่องข้อความเป็นนิพจน์ต่อไปนี้

=Sum([เขตข้อมูลตาราง])    

ในกรณีนี้ เขตข้อมูลตาราง เป็นชื่อของเขตข้อมูลที่มีค่าผลรวมย่อยของคุณ เขตข้อมูลนั้นสามารถอยู่ในตารางหรือแบบสอบถาม ฟังก์ชัน ผลรวม จะคำนวณผลรวมของชุดค่าจากแหล่งระเบียนของคุณ

ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีป้อนนิพจน์ในตัวควบคุมกล่องข้อความ

ป้อนนิพจน์ในตัวควบคุมกล่องข้อความ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
2. คลิกขวากล่องข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก คุณสมบัติ เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม

หรือ

   บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. บนแท็บ ข้อมูล หรือแท็บ ทั้งหมด ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของกล่องข้อความ แล้วป้อน = และส่วนที่เหลือของนิพจน์ของคุณ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคำนวณผลรวมย่อยที่แสดงด้านบน ให้คุณพิมพ์ =Sum([เขตข้อมูลตาราง]) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แทนที่ชื่อเขตข้อมูลของคุณใน เขตข้อมูลตาราง แล้ว

หรือ

คลิกปุ่ม สร้าง ทางขวาของกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้

แผ่นคุณสมบัติของคุณจะมีลักษณะคล้ายกับภาพประกอบต่อไปนี้

การใช้นิพจน์ในเกณฑ์แบบสอบถาม

          คุณจะใช้นิพจน์เพื่อกำหนดเกณฑ์ในแบบสอบถาม จากนั้น Access จะส่งกลับเฉพาะแถวที่ตรงกับเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูใบสั่งซื้อทั้งหมดซึ่งวันที่ส่งสินค้าอยู่ในปี 2547 เมื่อต้องการป้อนเกณฑ์ ให้คุณป้อนนิพจน์ต่อไปนี้ในเซลล์ เกณฑ์ ของคอลัมน์ชนิด Date/Time ในแบบสอบถามของคุณ ตัวอย่างนี้ใช้คอลัมน์ชนิด Date/Time ที่ชื่อ 'วันที่ส่งสินค้า' เมื่อต้องการกำหนดช่วงวันที่ ให้ป้อนเกณฑ์ต่อไปนี้

Between #1/1/2547# And #31/12/2547#    

คอลัมน์ วันที่ส่งสินค้า จะมีลักษณะคล้ายภาพประกอบต่อไปนี้

ป้อนเกณฑ์ในตารางออกแบบแบบสอบถาม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาแบบสอบถามที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. คลิกในเซลล์ เกณฑ์ ในคอลัมน์ที่คุณต้องการป้อนเกณฑ์ของคุณ
3. พิมพ์นิพจน์เกณฑ์ของคุณ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าแบบสอบถาม ให้คลิก ตัวสร้าง เพื่อเริ่มตัวสร้างนิพจน์แล้วสร้างเกณฑ์ของคุณขึ้นมา

 หมายเหตุ   ไม่ต้องนำหน้านิพจน์เกณฑ์ด้วยตัวดำเนินการ =

ถ้าคุณต้องการพื้นที่ที่ใหญ่ขึ้นเพื่อป้อนนิพจน์ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ การย่อ/ขยาย

การใช้นิพจน์เพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในแบบสอบถาม

         คุณใช้นิพจน์เพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในแบบสอบถาม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการแสดงปีที่ส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อให้เป็นส่วนหนึ่งของแบบสอบถาม เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ ให้คุณใส่นิพจน์ต่อไปนี้ในเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล ในแบบสอบถามของคุณดังนี้

ปีที่ส่งสินค้า: Format([วันที่ส่งสินค้า],"yyyy")    

ในกรณีนี้ นิพจน์จะใช้ฟังก์ชัน Format เพื่อแยกปีออกจากค่าในเขตข้อมูลชื่อ 'วันที่ส่งสินค้า' จากนั้นฟังก์ชัน Format จะจัดรูปแบบปีเป็นตัวเลขสี่หลัก การนำหน้านิพจน์ด้วย ปีที่ส่งสินค้า: จะตั้งชื่อคอลัมน์ผลลัพธ์ว่า ปีที่ส่งสินค้า

ป้อนเขตข้อมูลจากการคำนวณในมุมมองออกแบบแบบสอบถาม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาแบบสอบถามที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. คลิกเซลล์ เขตข้อมูล ในคอลัมน์ที่คุณต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ
3. พิมพ์นิพจน์ของคุณ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าแบบสอบถาม ให้คลิก ตัวสร้าง เพื่อเริ่มตัวสร้างนิพจน์แล้วสร้างเกณฑ์ของคุณขึ้นมา

 หมายเหตุ   ไม่ต้องนำหน้านิพจน์เกณฑ์ด้วยตัวดำเนินการ = แต่ให้เริ่มนิพจน์ด้วยชื่อตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:) ตัวอย่างเช่น ให้พิมพ์ ราคาสุทธิ: เพื่อเริ่มนิพจน์ที่สร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณชื่อ ราคาสุทธิ

การใช้นิพจน์ในคุณสมบัติกฏการตรวจสอบของเขตข้อมูลตาราง

อีกที่หนึ่งที่นิพจน์จะมีประโยชน์ก็คือในคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ ของเขตข้อมูลในตาราง สมมติว่าคุณมีตารางชื่อ 'สินค้าคงเหลือ' กับเขตข้อมูลชื่อ 'จำนวนหน่วยที่มี' และคุณต้องการตั้งกฏที่จะบังคับผู้ใช้ให้ป้อนค่าที่มากกว่าหรือเท่ากับศูนย์ กล่าวอีกอย่างหนึ่งคือ 'คลังสินค้า' จะไม่สามารถมีจำนวนค่าลบได้เลย คุณสามารถทำได้โดยใช้นิพจน์ที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

ป้อนกฏการตรวจสอบสำหรับเขตข้อมูลในตาราง

1. ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
3. บนแท็บ ทั่วไป ให้คลิกกล่องคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ
4. พิมพ์นิพจน์ของคุณ

หรือ

คลิกปุ่ม สร้าง ที่อยู่ทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติเพื่อเริ่ม ตัวสร้างนิพจน์ และสร้างนิพจน์ของคุณ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก ตัวสร้าง เพื่อเริ่ม ตัวสร้างนิพจน์

 หมายเหตุ   ไม่ต้องใส่ตัวดำเนินการ = ไว้หน้านิพจน์เมื่อคุณสร้างกฎการตรวจสอบ

ประเด็นหลักที่ต้องจดจำเมื่อคุณทำงานกับนิพจน์กฏการตรวจสอบคือ นิพจน์ต้องเป็นค่า True จึงจะยอมรับได้ ดังนั้นในตัวอย่างนี้ ค่าของ [จำนวนหน่วยที่มี] ต้องเป็น >=0 ถ้าไม่ใช่ Access จะแสดงข้อความดังที่ปรากฏในกล่องคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ ถ้าคุณไม่ได้ป้อนข้อความใดๆ ในกล่องคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ Access จะแสดงข้อความของ Access เองเพื่อระบุว่าค่าที่คุณป้อนถูกห้ามโดยกฏการตรวจสอบของเขตข้อมูลนั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างกฎการตรวจสอบ ให้ดูบทความ

การใช้นิพจน์ในคุณสมบัติกฏการตรวจสอบของตัวควบคุม

             คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ สำหรับตัวควบคุม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฟอร์มเพื่อป้อนช่วงวันที่ของรายงาน และคุณต้องการให้แน่ใจว่าวันที่เริ่มต้นไม่ได้เป็นวันที่ก่อนหน้า 1/1/2547 คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ และ ข้อความตรวจสอบ ของกล่องข้อความที่คุณป้อนวันที่เริ่มต้นซึ่งคล้ายกับสิ่งต่อไปนี้

             ถ้าคุณพยายามป้อนวันที่ก่อนหน้า 1/1/2547 ข้อความจะปรากฏ หลังจากที่คุณคลิก ตกลง Access จะส่งคุณกลับไปที่กล่องข้อความ

ป้อนกฏการตรวจสอบสำหรับตัวควบคุม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

หรือ

ถ้าฟอร์มหรือรายงานของคุณเปิดอยู่แล้ว ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสาร แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

หรือ

บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง คลิกปุ่ม มุมมอง เพื่อสลับระหว่างระหว่างมุมมองที่มี หรือคุณสามารถคลิกลูกศรใต้ มุมมอง แล้วเลือกมุมมองใดมุมมองหนึ่งที่มีจากเมนู

1. คลิกขวาตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

Access จะแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุมดังกล่าว

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด จากนั้นคลิกกล่องคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ
2. พิมพ์นิพจน์ หรือคลิกปุ่ม สร้าง ที่อยู่ทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์

 หมายเหตุ   ไม่ต้องใส่ตัวดำเนินการ = ไว้หน้านิพจน์เมื่อคุณสร้างกฎการตรวจสอบ

1. เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ ซึ่งจะทำหรือไม่ก็ได้
2. ปิดแผ่นคุณสมบัติและบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

เมื่อคุณป้อนค่าที่กฏการตรวจสอบห้ามไว้ คุณสามารถกด ESC ขณะที่เคอร์เซอร์อยู่ในตัวควบคุมเพื่อคืนค่าดั้งเดิมหรือค่าเริ่มต้น จากนั้นคุณสามารถป้อนค่าที่กฏการตรวจสอบพอใจได้

ถ้าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมของคุณเป็นเขตข้อมูลในตาราง จะดีที่สุดหากตั้งค่าคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ ของเขตข้อมูล นอกจากของตัวควบคุม วิธีนั้นกฏจะใช้บังคับตลอดเวลา ไม่ว่าจะใช้ฟอร์มหรือแบบสอบถามใดก็ตามเพื่อปรับปรุงเขตข้อมูล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างกฎการตรวจสอบ ให้ดูบทความ

การใช้นิพจน์เพื่อตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลตาราง

          คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อเก็บค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลในตาราง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการแทรกวันที่และเวลาลงในเขตข้อมูลชื่อ 'วันที่สั่งซื้อ' โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มระเบียนใหม่ คุณสามารถใช้นิพจน์ดังต่อไปนี้

นิพจน์จะใช้ฟังก์ชัน Now เพื่อแทรกวันที่และเวลาลงในเขตข้อมูล 'วันที่สั่งซื้อ'

ป้อนค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลในตาราง

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
3. บนแท็บ ทั่วไป ให้คลิกกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น
4. พิมพ์นิพจน์ของคุณ หรือคลิกปุ่ม สร้าง ที่อยู่ทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ ตัวสร้างนิพจน์

ถ้าคุณผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลตาราง และตัวควบคุมและเขตข้อมูลมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมาก่อน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าเริ่มต้น ให้ดูบทความ

การใช้นิพจน์เพื่อตั้งค่าเริ่มต้นของตัวควบคุม

          อีกที่หนึ่งที่นิยมใช้นิพจน์โดยส่วนใหญ่คือในคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของตัวควบคุม คุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของตัวควบคุมจะมีลักษณะการทำงานคล้ายกับคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของเขตข้อมูลในตาราง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการป้อนวันที่ปัจจุบันเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับกล่องข้อความชื่อ 'วันที่สั่งซื้อ' คุณสามารถใช้นิพจน์ดังต่อไปนี้

           นิพจน์นี้ใช้ฟังก์ชัน Date เพื่อส่งกลับวันที่ปัจจุบัน แต่ไม่ส่งกลับเวลา ถ้าคุณผูกกล่องข้อความเข้ากับเขตข้อมูลตารางและเขตข้อมูลมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมาก่อน ซึ่งเป็นการสมเหตุสมผลกว่าที่จะตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น สำหรับเขตข้อมูลในตาราง เนื่องจากค่าเริ่มต้นจะใช้กับตัวควบคุมเสมอเว้นแต่ว่าค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมาแทนที่

ป้อนค่าเริ่มต้นสำหรับตัวควบคุม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

หรือ

ถ้าฟอร์มหรือรายงานของคุณเปิดอยู่แล้ว ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสาร แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

หรือ

บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง คลิกปุ่ม มุมมอง เพื่อสลับระหว่างระหว่างมุมมองที่มี หรือคุณสามารถคลิกลูกศรใต้ มุมมอง แล้วเลือกมุมมองใดมุมมองหนึ่งที่มีจากเมนู

1. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

Access จะแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุมดังกล่าว

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด จากนั้นคลิกกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น
2. พิมพ์นิพจน์ หรือคลิกปุ่ม สร้าง ที่อยู่ทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ปิดแผ่นคุณสมบัติ

การใช้นิพจน์เพื่อดำเนินการแมโครแอคชัน

           ในบางกรณี คุณอาจต้องการดำเนินการหนึ่งแอคชันหรือชุดของแอคชันในแมโครเมื่อมีบางเงื่อนไขเป็นจริง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการให้แมโครแอคชันทำงานเมื่อค่าในกล่องข้อความเท่ากับ 10 เท่านั้น เมื่อต้องการทำดังกล่าว ให้ใช้นิพจน์เพื่อกำหนดเงื่อนไขในคอลัมน์ เงื่อนไข ของแมโคร

ในตัวอย่างนี้ สมมติว่ากล่องข้อความชื่อว่า "รายการ"

ป้อนเงื่อนไขสำหรับแมโครแอคชัน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาแมโครที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ เงื่อนไข ในตัวออกแบบแมโคร บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก เงื่อนไข
3. ในคอลัมน์ เงื่อนไข ให้คลิกเซลล์ว่างถัดจากแมโครแอคชันที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นพิมพ์นิพจน์เงื่อนไขของคุณ
4. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ จากนั้นปิดแมโคร

เช่นเดียวกับคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ นิพจน์ในคอลัมน์ เงื่อนไข ต้องได้ค่าเป็น จริง หรือไม่ก็ เท็จ แมโครแอคชันจะทำงานเมื่อเงื่อนไขเป็น จริง เท่านั้น

การใช้นิพจน์เพื่อจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลในรายงาน

คุณจะใช้บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม เพื่อกำหนดระดับการจัดกลุ่มและลำดับการเรียงของข้อมูลในรายงาน บานหน้าต่างมาแทนที่กล่องโต้ตอบ การเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม ที่มีใน Access รุ่นก่อนหน้า คุณสามารถแสดงและใช้บานหน้าต่างเฉพาะเวลาที่คุณเปิดรายงานในมุมมองออกแบบ  โดยบานหน้าต่างจะปรากฏในหน้าต่างเดียวกันกับรายงานของคุณ

รูปต่อไปนี้แสดงบานหน้าต่างดังที่ปรากฏเมื่อเปิดครั้งแรก

เพิ่มการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับในรายงาน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

หรือ

ถ้าคุณเปิดรายงานอยู่แล้ว ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสาร แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

หรือ

บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง คลิกปุ่ม มุมมอง เพื่อสลับระหว่างระหว่างมุมมองที่มี หรือคุณสามารถคลิกลูกศรใต้ มุมมอง แล้วเลือกมุมมองใดมุมมองหนึ่งที่มีจากเมนู

1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก กลุ่มและการจัดเรียง

บานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม จะปรากฏที่ด้านล่างของพื้นที่ทำงาน

1. คลิก เพิ่มกลุ่ม เพื่อเพิ่มระดับการจัดกลุ่มลงในรายงาน

หรือ

คลิก เพิ่มการเรียงลำดับ เพื่อเพิ่มลำดับการจัดเรียงในรายงาน

กลุ่มใหม่หรือลำดับการจัดเรียงใหม่จะปรากฏในบานหน้าต่าง รวมทั้งรายการของเขตข้อมูลที่ให้ข้อมูลกับรายงาน รูปนี้แสดงกลุ่มและลำดับการจัดเรียงใหม่ทั่วๆ ไป พร้อมทั้งหน้าต่างที่มีเขตข้อมูลที่มีอยู่

1. ในหน้าต่างที่มีเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่มตัวสร้างนิพจน์
2. ป้อนนิพจน์ของคุณในกล่องนิพจน์ (กล่องด้านบน) ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเริ่มต้นนิพจน์ด้วยตัวดำเนินการเท่ากับ (=)

เพิ่มนิพจน์ในกลุ่มหรือการเรียงลำดับที่มีอยู่

1. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ในส่วนก่อนหน้าเพื่อเปิดรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ
2. คลิกกลุ่มหรือการเรียงลำดับที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
3. คลิกลูกศรลงถัดจาก จัดกลุ่มตาม (สำหรับระดับการจัดกลุ่ม) หรือ เรียงลำดับตาม (สำหรับลำดับการจัดเรียง)

หน้าต่างที่มีเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะปรากฏขึ้น

1. ที่ด้านล่างของหน้าต่างที่มีเขตข้อมูล ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่มตัวสร้างนิพจน์
2. พิมพ์นิพจน์ของคุณในกล่องนิพจน์ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เริ่มต้นนิพจน์ของคุณด้วยตัวดำเนินการเท่ากับ (=)

การใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างนิพจน์

          คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อช่วยสร้างนิพจน์ ตัวสร้างนิพจน์ช่วยให้เข้าถึงชื่อของเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฐานข้อมูลของคุณได้ง่าย และเข้าถึงฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายในอีกจำนวนมากซึ่งพร้อมให้ใช้งานเมื่อต้องการเขียนนิพจน์ คุณอาจคิดว่าตัวสร้างนิพจน์เป็นวิธีหนึ่งสำหรับค้นหาและแทรกสิ่งต่างๆ ที่คุณอาจจำยาก เช่น ชื่อตัวระบุ (ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูล ตาราง ฟอร์ม และแบบสอบถาม) และชื่อฟังก์ชันและอาร์กิวเมนต์

คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างนิพจน์จากตั้งแต่ต้น หรือคุณอาจเลือกจากนิพจน์ที่สร้างไว้แล้วเพื่อแสดงเลขหน้า วันที่ปัจจุบัน และวันที่และเวลาปัจจุบัน

คุณสามารถเริ่มตัวสร้างนิพจน์ได้จากตำแหน่งส่วนใหญ่ซึ่งคุณจะเขียนนิพจน์ด้วยตนเอง เช่น คุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุม หรือคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ ของเขตข้อมูลตาราง ตามกฏแล้ว ถ้าคุณเห็นปุ่ม สร้าง ( ) คุณสามารถคลิกที่ปุ่มนั้นเพื่อเริ่มตัวสร้างนิพจน์

รูปและข้อความที่ตามมานี้แสดงตัวสร้างนิพจน์ต่อไปนี้

 กล่องนิพจน์

ส่วนบนของตัวสร้างมี กล่องนิพจน์ ซึ่งเป็นที่ที่คุณสร้างนิพจน์ คุณสามารถพิมพ์นิพจน์ของคุณในกล่องด้วยตนเอง หรือคุณอาจเลือกองค์ประกอบต่างๆ จากคอลัมน์สามคอลัมน์ในส่วนล่างของตัวสร้างนิพจน์ และเพิ่มองค์ประกอบเหล่านั้นลงในกล่องนิพจน์ของคุณ เมื่อต้องการเพิ่มองค์ประกอบ ให้คลิกสองครั้งที่องค์ประกอบหรือเลือกจากคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งแล้วคลิก วาง

 ปุ่มตัวดำเนินการ

ส่วนกลางของตัวสร้างนิพจน์จะแสดงปุ่มสำหรับการแทรกตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์และตรรกะทั่วไปลงในนิพจน์ของคุณ เมื่อต้องการแทรกตัวดำเนินการในกล่องนิพจน์ ให้คลิกปุ่มที่เหมาะสม เมื่อต้องการแสดงรายการที่ยาวขึ้นของตัวดำเนินการที่คุณสามารถใช้ในนิพจน์ได้ ให้คลิกโฟลเดอร์ ตัวดำเนินการ ในคอลัมน์ล่างซ้าย จากนั้นคลิกประเภทที่คุณต้องการในคอลัมน์กลาง จากนั้นคอลัมน์ขวาจะแสดงตัวดำเนินการทั้งหมดในประเภทที่เลือก เมื่อต้องการแทรกตัวดำเนินการ ให้คลิกสองครั้งที่ตัวดำเนินการ หรือเลือกตัวดำเนินการแล้วคลิก วาง

 องค์ประกอบนิพจน์

ส่วนล่างมีสามคอลัมน์ดังนี้

• คอลัมน์ซ้ายแสดงโฟลเดอร์ที่แสดงตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานในฐานข้อมูลของคุณ รวมทั้งฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายในและฟังก์ชันที่ผู้ใช้กำหนดเอง ค่าคงที่ ตัวดำเนินการ และนิพจน์ทั่วไปซึ่งพร้อมใช้งาน
• คอลัมน์กลางแสดงองค์ประกอบเฉพาะหรือประเภทขององค์ประกอบสำหรับโฟลเดอร์ที่เลือกไว้ในคอลัมน์ซ้าย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิก ฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายใน ในคอลัมน์ซ้าย คอลัมน์กลางจะแสดงประเภทของฟังก์ชัน
• คอลัมน์ทางขวาจะแสดงค่าขององค์ประกอบ (ถ้ามี) ที่คุณเลือกในคอลัมน์ทางซ้ายและตรงกลาง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิก ฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายใน ในคอลัมน์ซ้ายจากนั้นคลิกประเภทฟังก์ชันในคอลัมน์กลาง คอลัมน์ทางขวาจะแสดงฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายในทั้งหมดในประเภทที่เลือก

คุณสร้างนิพจน์ของคุณโดยพิมพ์ข้อความในกล่องนิพจน์และวางองค์ประกอบจากพื้นที่อื่นลงในตัวสร้างนิพจน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคลิกในคอลัมน์ล่างซ้ายเพื่อดูวัตถุใดๆ ในฐานข้อมูลของคุณ และยังสามารถดูฟังก์ชัน ค่าคงที่ ตัวดำเนินการ และนิพจน์ทั่วไปได้ เมื่อคุณคลิกรายการในคอลัมน์ซ้าย คอลัมน์อื่นจะเปลี่ยนตาม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณคลิกชื่อของตารางในคอลัมน์ซ้าย คอลัมน์กลางจะแสดงเขตข้อมูลในตารางนั้น เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่ ฟังก์ชัน จากนั้นคลิก ฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายใน คอลัมน์กลางจะแสดงประเภทของฟังก์ชันทั้งหมด และคอลัมน์ทางขวาจะแสดงฟังก์ชันในประเภทเหล่านั้น เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่ฟังก์ชันเพื่อแทรกลงในนิพจน์ของคุณ ฟังก์ชันและข้อความที่ระบุอาร์กิวเมนต์ที่ต้องการสำหรับฟังก์ชันนั้นจะปรากฏเป็นข้อความตัวยึดในกล่องนิพจน์ แล้วคุณสามารถแทนที่ข้อความนั้นด้วยค่าอาร์กิวเมนต์

เมื่อคุณวางตัวระบุ (ชื่อของเขตข้อมูลตาราง หรือตัวควบคุม) ลงในนิพจน์ของคุณ ตัวสร้างนิพจน์จะแทรกเฉพาะบางส่วนของตัวระบุที่ต้องการในบริบทปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเริ่มต้นตัวสร้างนิพจน์จากแผ่นคุณสมบัติของฟอร์มที่ชื่อว่าลูกค้า จากนั้นวางตัวระบุของคุณสมบัติ มองเห็นได้ ของฟอร์มในนิพจน์ของคุณ ตัวสร้างนิพจน์จะวางเฉพาะชื่อคุณสมบัติ มองเห็นได้ ถ้าคุณใช้นิพจน์นี้นอกบริบทของฟอร์ม คุณต้องใส่ตัวระบุแบบเต็มดังนี้ ฟอร์ม![ลูกค้า].มองเห็นได้

เริ่มตัวสร้างนิพจน์ในตาราง ฟอร์ม หรือรายงาน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาตาราง ฟอร์ม หรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ถ้าคุณเปิดตาราง ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นบนแท็บ ทั่วไป ให้คลิกคุณสมบัติที่จะมีนิพจน์ แล้วคลิกปุ่ม สร้าง ที่อยู่ถัดจากคุณสมบัตินั้น

หรือ

ถ้าคุณเปิดฟอร์มหรือรายงาน ให้คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง คลิก คุณสมบัติ แล้วระบุตำแหน่งที่ตั้งคุณสมบัติที่จะมีนิพจน์ จากนั้นคลิกปุ่ม สร้าง ที่อยู่ถัดจากคุณสมบัตินั้น

เริ่มตัวสร้างนิพจน์ในแบบสอบถาม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาแบบสอบถามที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

หรือ

ถ้าคุณเปิดแบบสอบถามแล้ว ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของแบบสอบถาม แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

1. คลิกเซลล์ในตารางออกแบบที่จะมีนิพจน์ ตัวอย่างเช่น คลิกเซลล์ เกณฑ์ ของคอลัมน์ที่คุณต้องการใส่เกณฑ์ หรือคลิกเซลล์ เขตข้อมูล ของคอลัมน์ที่คุณต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าแบบสอบถาม ให้คลิก ตัวสร้าง

ใช้นิพจน์เพื่อวัตถุประสงค์ในทางปฏิบัติ

          ส่วนนี้จะแนะนำวิธีบางวิธีที่คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อแก้ปัญหาและคำนวณข้อมูลที่ต้องการสำหรับฟอร์ม รายการ และตารางของคุณ

"การบันทึก" ระเบียนใหม่ด้วยวันที่และเวลาปัจจุบัน

ในบางตาราง เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ต้องติดตาม ("บันทึก") วันที่หรือวันและเวลาเมื่อคุณเพิ่มระเบียน เมื่อต้องการให้ Access เติมค่านั้นให้คุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่เป็นชนิดข้อมูล Date/Time และตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของเขตข้อมูลนั้นให้เป็น Date() หรือ Now() ฟังก์ชัน Date จะส่งกลับวันที่ปัจจุบันดังที่เก็บในนาฬิการะบบของคอมพิวเตอร์ของคุณ ฟังก์ชัน Now จะส่งกลับวันที่และเวลาปัจจุบัน

ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในตาราง ตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเป็น Date/Time จากนั้นเพิ่มฟังก์ชัน Now หรือ Date ลงในเขตข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูล Date/Time และ เขตข้อมูลบันทึกเวลา

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

1. คลิกที่คอลัมน์แรกที่ว่างซึ่งตั้งอยู่ด้านริมสุดของตาราง ถ้าคุณไม่พบคอลัมน์ว่าง ให้ค้นหาคำว่า เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ในส่วนหัวของคอลัมน์
2. คลิกสองครั้งในส่วนหัวของคอลัมน์แล้วพิมพ์ชื่อของเขตข้อมูล เช่น วันที่เพิ่ม จากนั้นกด ENTER

หรือ

คลิกขวาที่คอลัมน์ คลิก เปลี่ยนชื่อ พิมพ์ชื่อของเขตข้อมูล จากนั้นกด ENTER

1. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้คลิกลูกศรลงถัดจากรายการ ชนิดข้อมูล แล้วเลือก Date/Time
2. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ปล่อยให้ตารางเปิดไว้ แล้วไปยังขั้นตอนชุดถัดไป

เพิ่มนิพจน์วันที่ในเขตข้อมูลชนิด Date/Time

1. คลิกขวาที่แท็บเอกสารของตาราง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลใหม่ของคุณ
3. บนแท็บ ทั่วไป คลิกกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น
4. พิมพ์ Now() หรือ Date()
5. คลิกกล่องคุณสมบัติ แสดงตัวใช้เลือกวันที่ และตั้งค่าเป็น ไม่เลย
6. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณจากนั้นปิดตาราง

การรวมค่าข้อความ

          เมื่อคุณต้องการรวมค่าในเขตข้อมูลข้อความอย่างน้อยสองเขตข้อมูลขึ้นไป คุณใช้ตัวดำเนินการเครื่องหมาย 'และ' (&) ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีฟอร์มชื่อ 'พนักงาน' คุณป้อนชื่อและนามสกุลของลูกจ้างลงในเขตข้อมูลแยกกัน แต่คุณต้องการแสดงชื่อเต็มของลูกจ้างในส่วนหัวของฟอร์ม

เมื่อต้องการแสดงชื่อเต็ม คุณสามารถใช้นิพจน์นี้ได้

=[ชื่อ] & " " & [นามสกุล]    

นิพจน์ใช้ตัวดำเนินการ & เพื่อรวมค่าในเขตข้อมูล ชื่อ และ นามสกุล นิพจน์ยังใช้เครื่องหมายอัญประกาศคู่โดยมีอักขระช่องว่างอยู่ข้างในเพื่อแทรกช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุล จำไว้ว่าช่องว่างระหว่างชื่อเขตข้อมูลและตัวดำเนินการเครื่องหมาย 'และ' ไม่มีผลกับลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลของคุณ (แค่ทำให้นิพจน์อ่านง่ายเท่านั้น) เมื่อคุณต้องการแทรกบางอย่างระหว่างเขตข้อมูล เช่น ช่องว่าง เครื่องหมายวรรคตอน หรือข้อความตามตัวอักษร คุณต้องล้อมรอบค่าที่เพิ่มเติมนั้นในเครื่องหมายอัญประกาศ

อีกตัวอย่างหนึ่ง คุณสามารถใช้นิพจน์นี้เพื่อแสดงนามสกุลและชื่อซึ่งแยกกันด้วยจุลภาคดังนี้

=[นามสกุล] & ", " & [ชื่อ]    

ในกรณีนี้ ค่าที่กำกับด้วยเครื่องหมายอัญประกาศจะแทรกจุลภาคและช่องว่างระหว่างนามสกุลและชื่อ

ขั้นตอนในส่วนนี้สันนิษฐานว่าคุณมีฟอร์มอยู่ฟอร์มหนึ่ง และมีตารางซึ่งมีเขตข้อมูลชื่อ ชื่อ และ นามสกุล ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถเปลี่ยนนิพจน์ในขั้นตอนเหล่านี้ให้เหมาะสมกับข้อมูลของคุณเอง

เพิ่มกล่องข้อความที่มีนิพจน์สำหรับชื่อเต็ม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ลากตัวชี้บนฟอร์มหรือรายงานเพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ข้อมูล
2. เปลี่ยนแปลงค่าในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม เป็น =[ชื่อ] & " " & [นามสกุล] แล้วกด TAB
3. ปิดแผ่นคุณสมบัติและบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

          ในบางครั้ง คุณอาจพยายามรวมระเบียนที่ไม่ได้ถูกป้อนค่าในเขตข้อมูล ค่าที่หายไปเรียกว่าค่า Null เมื่อคุณใช้ตัวดำเนินการ & และเขตข้อมูลไม่มีค่าอยู่ Access จะส่งกลับสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์สำหรับเขตข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าระเบียนของลูกจ้างมีเฉพาะนามสกุลเท่านั้น นิพจน์ในตัวอย่างก่อนหน้าจะส่งกลับสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์สำหรับเขตข้อมูล ชื่อ อักขระช่องว่าง และค่าในเขตข้อมูล นามสกุล

          เมื่อคุณรวมค่า คุณอาจต้องการใส่ค่า เช่น เครื่องหมายจุลภาค เมื่อมีข้อมูลอยู่ในเขตข้อมูลที่เจาะจง เมื่อต้องการทำเช่นนั้น ให้ใช้ตัวดำเนินการ + แทนตัวดำเนินการ &

          ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางชื่อ ลูกค้า และตารางมีเขตข้อมูลชื่อ เมือง ภูมิภาค และ รหัสไปรษณีย์ คุณต้องการรวมเขตข้อมูลเหล่านั้นให้กับรายงาน และบางระเบียนอาจไม่มีค่าในเขตข้อมูล ภูมิภาค ในกรณีนั้น ผลคือคุณต้อพบกับเครื่องหมายจุลภาคที่ไม่ต้องการก่อนค่ารหัสไปรษณีย์ถ้าคุณใช้ตัวดำเนินการ &

          เมื่อต้องการกำจัดเครื่องหมายจุลภาคที่ไม่ต้องการ คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการบวก (+) ดังแสดงในนิพจน์ตัวอย่างต่อไปนี้

=([เมือง] & (", " + [ภูมิภาค]) & " " & [รหัสไปรษณีย์])    

การสร้างตัวควบคุมจากการคำนวณเพื่อทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์

    คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อบวก ลบ คูณ หรือหารค่าในเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมอย่างน้อยสองตัว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณบันทึกวันที่ที่ลูกค้าต้องการรับสินค้าและวันที่ที่สินค้าจะถูกส่ง คุณสามารถหาได้ว่าสินค้าได้ส่งไปก่อน (หรือหลัง) กี่วันแล้ว ด้วยการลบค่าในเขตข้อมูล 'วันที่ส่งสินค้า' ออกจากค่าในเขตข้อมูล 'วันที่กำหนดส่ง' คุณสามารถทำได้เนื่องจาก Access สามารถทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์กับวันที่ได้

ผลลัพธ์ของการคำนวณวันที่เรียกว่า ช่วงเวลา ค่านี้มีส่วนของ วัน อยู่ทางด้านซ้ายของจุดทศนิยม และส่วนของ เวลา อยู่ทางด้านขวาของทศนิยม ถ้าค่าส่งกลับเป็นจำนวนบวก คุณจะทราบจำนวนวันที่ส่งสินค้าก่อนกำหนด ถ้าเป็นค่าลบ คุณจะทราบจำนวนวันที่ส่งสินค้าล่าช้า ถ้าค่าเป็นศูนย์ คุณจะทราบว่าสินค้าได้ส่งตรงตามเวลา

ขั้นตอนต่างๆ ในส่วนนี้สันนิษฐานว่าคุณมีฟอร์มฟอร์มหนึ่ง และฟอร์มนั้นถูกผูกกับตารางของข้อมูลที่มีการสั่งซื้อ และตาราง การสั่งซื้อ มีเขตข้อมูลชื่อ 'วันที่กำหนดส่ง' และ 'วันที่ส่งสินค้า' คุณสามารถเปลี่ยนนิพจน์ในขั้นตอนต่อไปนี้ให้ทำงานกับฐานข้อมูลของคุณได้

เพิ่มกล่องข้อความที่มีนิพจน์เพื่อคำนวณจำนวนวันก่อนกำหนดหรือล่าช้า

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ลากตัวชี้บนฟอร์มหรือรายงานเพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ข้อมูล
2. ในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม พิมพ์ =[วันที่กำหนดส่ง]-[วันที่ส่งสินค้า] แล้วกด TAB

 หมายเหตุ   จำไว้ว่าคุณต้องแทนที่ตัวระบุ 'วันที่กำหนดส่ง' และ 'วันที่ส่งสินค้า' ด้วยชื่อของเขตข้อมูลตารางของคุณ

1. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ แล้วปิดแผ่นคุณสมบัติ

เมื่อคุณใช้ตัวดำเนินการ +, –, *, /, หรือ \ เพื่อทำการคำนวณค่าสองค่า และหนึ่งในค่านั้นคือค่า Null (นั่นคือ ไม่ได้ป้อนค่าใดไว้) ค่าของนิพจน์จะประเมินออกมาเป็นค่า Null ตัวอย่างเช่น ถ้าวันที่ตัวใดตัวหนึ่งในนิพจน์ก่อนหน้านี้เป็นค่า Null ค่าของนิพจน์ทั้งหมดก็จะเป็น Null ด้วยเช่นกัน บนรายงานจะได้ผลลัพธ์เป็นช่องว่างเปล่า ถ้าคุณต้องการแทนที่ค่า Null ด้วย 0 คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Nz เพื่อแปลงค่า Null เป็นศูนย์ ตัวอย่างเช่น

=Nz([วันที่กำหนดส่ง]-[วันที่ส่งสินค้า],0)    

 หมายเหตุ   คุณยังสามารถตั้งค่าเขตข้อมูลในตารางของคุณเพื่อที่ผู้ใช้จะไม่สามารถป้อนค่า Null ได้ เมื่อคุณออกแบบตาราง ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ จำเป็นต้องมี ของเขตข้อมูลนั้นเป็น ใช่ และคุณควรตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของเขตข้อมูลนั้นให้เป็นค่าที่ไม่ใช่ Null ด้วยเช่นกัน

การเพิ่มค่าในตัวควบคุมสองตัว

      บ่อยครั้งที่คุณอาจต้องการเพิ่มค่าในตัวควบคุมสองตัว ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคำนวณราคารวมของใบสั่งซื้อ คุณเพิ่มค่าในตัวควบคุม ผลรวมย่อย และ ค่าขนส่งสินค้า ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

ขั้นตอนต่อไปนี้สันนิษฐานว่าคุณมีฟอร์มและตัวควบคุมสองตัวที่มีข้อมูลตัวเลข ในกรณีนี้ ตัวควบคุมทั้งสองเรียกว่า ผลรวมย่อย และ ค่าส่งสินค้า คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตัวควบคุมในนิพจน์ต่อไปนี้ให้ทำงานกับข้อมูลของคุณเองได้

เพิ่มกล่องข้อความที่มีนิพจน์ซึ่งคำนวณผลรวม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ลากตัวชี้บนฟอร์มหรือรายงานเพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด
2. ตั้งค่าคุณสมบัติดังแสดงในตารางต่อไปนี้

การคูณค่าสองค่าเพื่อคำนวณภาษีขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม

          สมมติว่าคุณต้องการคำนวณภาษีขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่มของใบสั่งซื้อ คุณสามารถทำได้โดยใช้นิพจน์ที่คูณค่าที่มีอยู่สองค่า   คืออัตราภาษีขายและจำนวนผลรวมย่อยของใบสั่งซื้อแต่ละใบ คุณสามารถแทนที่นิพจน์ของคุณในตัวควบคุมกล่องข้อความและแสดงผลลัพธ์บนฟอร์มหรือรายงานได้

สำหรับแบบฝึกหัดนี้สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูลตารางสองเขตข้อมูล คือ 'อัตราภาษีขาย' และ 'ผลรวมย่อย' คุณยังสามารถเก็บค่าเหล่านี้ในตัวควบคุมอื่นบนฟอร์มหรือรายงาน แต่สำหรับแบบฝึกหัดนี้ สมมติว่าอยู่ในตาราง

เพิ่มกล่องข้อความที่มีนิพจน์เพื่อคำนวณจำนวนภาษี

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ลากตัวชี้บนฟอร์มหรือรายงานเพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด
2. ตั้งค่าคุณสมบัติดังแสดงในตารางต่อไปนี้

การสรุปและการนับกลุ่มของระเบียน

     บ่อยครั้งที่คุณจำเป็นต้องคำนวณผลรวมของค่าที่จัดเก็บไว้ในกลุ่มของระเบียน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการคำนวณผลรวมกลุ่มสำหรับส่วนท้ายของกลุ่มในรายงาน หรือผลรวมย่อยของใบสั่งซื้อของรายการแถวที่อยู่บนฟอร์ม หรือบางครั้งคุณอาจต้องการนับจำนวนรายการมากกว่าจะหาผลรวมรายการ เมื่อต้องการคำนวณผลรวมให้กับกลุ่มของระเบียน ให้ใช้ฟังก์ชัน Sum และเมื่อต้องการนับกลุ่มของระเบียน ให้ใช้ฟังก์ชัน Count

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการนับจำนวนของใบสั่งซื้อในรายงานที่แสดงใบสั่งซื้อซึ่งจัดกลุ่มตามลูกค้า คุณสามารถใช้นิพจน์ต่อไปนี้

=Count ([หมายเลขใบสั่งซื้อ])    

     คุณสามารถใช้ชื่อเขตข้อมูลในนิพจน์อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน Sum และ Count แต่ไม่ใช่ชื่อตัวควบคุม ชื่อเขตข้อมูลอาจมาจากตารางหรือแบบสอบถาม หรือแม้แต่ใช้ชื่อของเขตข้อมูลจากการคำนวณจากแบบสอบถาม อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณต้องการหาผลรวมของค่าในตัวควบคุมจากการคำนวณ คุณต้องเขียนนิพจน์ซึ่งใช้ในตัวควบคุมจากการคำนวณในฟังก์ชันซ้ำอีกครั้ง

     เมื่อคุณต้องการอ้างถึงนิพจน์เดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้งบนฟอร์ม หรือถ้าคุณกำลังจะใช้ฟังก์ชัน เช่น Sum คุณควรพิจารณาว่าคุณสามารถใส่นิพจน์ในแบบสอบถามต้นแบบของฟอร์มได้หรือไม่ วิธีนั้น การคำนวณจะทำได้ในแบบสอบถามแทนที่จะทำบนฟอร์ม ซึ่งการคำนวณในแบบสอบถามมักจะเร็วกว่า

สร้างตัวควบคุมจากการคำนวณบนฟอร์มหนึ่งแล้วอ้างอิงตัวควบคุมนั้นจากอีกฟอร์ม

           บางครั้ง คุณอาจต้องการสร้างตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณ ซึ่งเป็นตัวควบคุมที่ใช้นิพจน์เป็นแหล่งข้อมูล  จากนั้นอ้างอิงค่าในตัวควบคุมนั้นจากตัวควบคุมอีกตัวที่แยกอยู่ในอีกฟอร์ม ขั้นตอนต่างๆ ในส่วนนี้จะอธิบายวิธีใช้ฟังก์ชัน SUM ในตัวควบคุมจากการคำนวณ แล้วอ้างอิงตัวควบคุมนั้นจากอีกฟอร์ม

          ขั้นตอนเหล่านี้สันนิษฐานว่าใช้ฐานข้อมูลการสั่งซื้อและฟอร์มรายการสั่งซื้อซึ่งสร้างขึ้นจากสององค์ประกอบ  คือฟอร์มหลักและฟอร์มย่อย ฟอร์มหลักมีข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่งซื้อทั้งหมด เช่นข้อมูล 'ส่งใบแจ้งหนี้ไปที่' และ 'ส่งสินค้าไปที่' ฟอร์มย่อยมีรายละเอียดเกี่ยวกับรายการแถวในใบสั่งซื้อ เช่น ผลิตภัณฑ์ ปริมาณของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ และราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ

          แบบสอบถามที่แยกต่างหากจะให้ข้อมูลกับแต่ละองค์ประกอบ และแบบสอบถามของฟอร์มย่อยมีเขตข้อมูลจากการคำนวณที่ชื่อ 'ราคาสุทธิ' ในตัวอย่างนี้ 'ราคาสุทธิ' คือปริมาณของผลิตภัณฑ์ในรายการแถวแต่ละแถวคูณด้วยจำนวนรายการ ส่วนลดใดๆ และอื่นๆ

          เมื่อต้องการคำนวณจำนวนผลรวมย่อยของใบสั่งซื้อแต่ละใบ คุณต้องหาผลรวมค่าในเขตข้อมูล "ราคาสุทธิ" คุณทำได้โดยเพิ่มนิพจน์ต่อไปนี้ลงในกล่องข้อความ ในตัวอย่างนี้ กล่องข้อความจะอยู่ที่ส่วนท้ายของฟอร์มย่อย

           ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีเพิ่มตัวควบคุมจากการคำนวณลงในฟอร์มย่อย ข้อมูลหลังจากขั้นตอนเหล่านี้จะอธิบายวิธีการอ้างอิงตัวควบคุมจากตัวควบคุมอื่น

เพิ่มกล่องข้อความที่มีนิพจน์ซึ่งคำนวณผลรวมย่อยบนฟอร์มย่อย

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มย่อยที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ถ้าคุณไม่เห็นส่วนท้ายฟอร์มของฟอร์มดังกล่าว ให้คลิกแถบ ส่วนท้ายของฟอร์ม จากนั้นลากขอบล่างของแถบลงมา
3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ในส่วนท้ายของฟอร์ม ให้ลากตัวชี้บนฟอร์มเพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด แล้วตั้งค่าคุณสมบัติดังแสดงในตารางต่อไปนี้

1.  หมายเหตุ   ถ้าคุณปรับขั้นตอนเหล่านี้มาใช้กับข้อมูลของคุณเอง จำไว้ว่าคุณต้องเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล (ราคาสุทธิ) ให้ตรงกับชื่อเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณเอง

2. คลิกกล่องที่มุมบนซ้ายหรือมุมบนขวาของฟอร์มย่อย  ซึ่งเป็นกล่องที่อยู่ถัดจากไม้บรรทัด  เพื่อแสดงคุณสมบัติของฟอร์มย่อยทั้งฟอร์ม
3. ระบุตำแหน่งที่ตั้งกล่องคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น แล้วเปลี่ยนค่าเป็น แผ่นข้อมูล
4. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ปิดแผ่นคุณสมบัติ และไปยังขั้นตอนถัดไป

     ถึงแม้ว่ากล่องข้อความบนฟอร์มย่อยจะคำนวณผลรวมย่อยของใบสั่งซื้อ แต่คุณอาจไม่ต้องการแสดงค่าผลลัพธ์ในฟอร์มย่อยเนื่องจากฟอร์มย่อยมักจะปรากฏเป็นแผ่นข้อมูล การเพิ่มผลรวมย่อยหมายความว่าผู้ใช้จะเห็นค่าเดิมหลายๆ ครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณอาจเห็นผลลัพธ์ในลักษณะเช่นนี้

     คุณจะเห็นได้ว่าข้อมูลสรุปชิ้นหนึ่งเป็นของเขตข้อมูลเดียว และมักเป็นการสมเหตุสมผลที่จะวางเขตข้อมูลนั้นในฟอร์มหลัก เมื่อต้องการทำเช่นนั้น ให้เพิ่มตัวควบคุมในฟอร์มหลักที่อ้างถึงตัวควบคุมบนฟอร์มย่อย ภาพประกอบต่อไปนี้จะแสดงวิธีทำสิ่งนี้

 ชื่อของตัวควบคุมฟอร์มย่อยบนฟอร์มหลัก

 คุณสมบัติ ฟอร์ม ซึ่งให้การเข้าถึงตัวควบคุมและคุณสมบัติของฟอร์มย่อย

 ชื่อของตัวควบคุมกล่องข้อความบนฟอร์มย่อย

ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีสร้างกล่องข้อความที่อ้างถึงค่าในตัวควบคุมอื่น

สร้างตัวควบคุม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหลักที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งบนฟอร์มซึ่งคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุม จากนั้นลากตัวชี้ไปบนฟอร์มเพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด
2. ตั้งค่าคุณสมบัติดังแสดงในตารางต่อไปนี้

การค้นหาค่าในตาราง

     เมื่อคุณออกแบบฟอร์ม คุณอาจต้องการแสดงค่าจากตารางหรือแบบสอบถามนอกเหนือไปจากตารางหรือแบบสอบถามที่ฟอร์มของคุณผูกอยู่ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีฟอร์มผลิตภัณฑ์ ซึ่งผูกกับตารางผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตาม หลังจากที่คุณออกแบบฟอร์ม คุณตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ฟอร์มแสดงชื่อของที่ติดต่อของผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ  ซึ่งข้อมูลนั้นอยู่ในตารางชื่อ 'ผู้จำหน่าย'

Access มีสองวิธีที่จะทำงานลักษณะนั้น คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา (ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้บ่อยที่สุด)

เมื่อต้องการสร้างนิพจน์เพื่อค้นหาค่าในอีกตารางหนึ่ง ให้ใช้ฟังก์ชัน DLookup คุณจะใส่อาร์กิวเมนต์สามตัวให้กับฟังก์ชัน DLookup

• ชื่อของเขตข้อมูลซึ่งมีค่าที่คุณต้องการค้นหา
• ตารางหรือแบบสอบถามซึ่งมีเขตข้อมูลนั้นอยู่
• เกณฑ์ที่จะใช้เพื่อค้นหาตำแหน่งที่ตั้งระเบียน ซึ่งจะมีหรือไม่ก็ได้

เมื่อต้องการเพิ่มที่ติดต่อของผู้จำหน่าย ให้เปิดฟอร์มผลิตภัณฑ์ในมุมมองออกแบบ จากนั้นเพิ่มกล่องข้อความที่มีป้ายชื่อว่า ชื่อที่ติดต่อ นิพจน์ที่จะใช้กับกล่องข้อความนี้คือ

=DLookup("[ชื่อที่ติดต่อ]","[ผู้จำหน่าย]","[ID ผู้จำหน่าย]=" & ฟอร์ม!ผลิตภัณฑ์![ID ผู้จำหน่าย])    

เพิ่มกล่องข้อความที่ติดต่อของผู้จำหน่าย

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาฟอร์มหลักที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งในฟอร์มซึ่งคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุม จากนั้นลากตัวชี้ไปบนฟอร์มเพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด
2. ตั้งค่าคุณสมบัติ ดังแสดงในตารางต่อไปนี้

1. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ แล้วปิดแผ่นคุณสมบัติ

นิพจน์นี้จะค้นหาในตาราง 'ผู้จำหน่าย' และส่งกลับชื่อที่ติดต่อของผู้จำหน่ายซึ่งมี ID ผู้จำหน่ายตรงกับค่าในตัวควบคุม ID ผู้จำหน่าย บนฟอร์ม ผลิตภัณฑ์ โปรดสังเกตวิธีใช้ตัวดำเนินการ & เพื่อสร้างอาร์กิวเมนต์ที่สาม ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งคุณควรหลีกเลี่ยงคือการวางเครื่องหมายอัญประกาศกำกับอาร์กิวเมนต์ทั้งหมด แทนที่จะกำกับเฉพาะข้อความก่อนตัวดำเนินการ &

เพิ่มวันที่ที่พิมพ์ลงในรายงาน

ผู้ใช้รายงานมักต้องการทราบว่ารายงานถูกพิมพ์เมื่อใด ข้อมูลเล็กๆ อย่างนี้สามารถบอกได้ว่าผู้ใช้รายงานมีข้อมูลปัจจุบันหรือไม่ เมื่อต้องการให้ Access เติมวันที่ให้คุณ ให้ใช้ฟังก์ชัน Now หรือฟังก์ชัน Date ฟังก์ชัน Now จะส่งกลับวันที่และเวลาปัจจุบันดังที่เก็บในนาฬิกาของคอมพิวเตอร์ของคุณ ฟังก์ชัน Date จะส่งกลับเฉพาะวันที่ปัจจุบันเท่านั้น คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Format เพื่อจัดรูปแบบผลลัพธ์ของฟังก์ชันใดฟังก์ชันหนึ่งเหล่านี้ในรูปแบบวันที่และเวลาใดๆ ที่พร้อมใช้งานได้

เพิ่มวันที่ที่พิมพ์ในรายงาน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ถ้าคุณไม่เห็นส่วนท้ายของรายงาน ให้คลิกแถบ ส่วนท้ายของรายงาน แล้วลากขอบล่างของแถบดังกล่าวลงมาเพื่อขยายรายงาน
3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ในส่วนท้ายของรายงาน ให้ลากตัวชี้เพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ทั้งหมด แล้วตั้งค่าคุณสมบัติดังแสดงในตารางต่อไปนี้

การพิมพ์เลขหน้าบนรายงาน

     เมื่อคุณออกแบบรายงานที่ใช้พื้นที่มากกว่าหน้าที่พิมพ์หนึ่งหน้า คุณควรเพิ่มหมายเลขหน้า คุณอาจเพิ่มหมายเลขหน้าได้โดยใช้คุณสมบัติ Page ซึ่งจะใส่หมายเลขหน้าโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือพิมพ์รายงาน คุณสมบัติ Page จะพร้อมใช้งานได้เฉพาะเวลาที่คุณแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือพิมพ์รายงาน โดยจะไม่ปรากฏในแผ่นคุณสมบัติของรายงาน เมื่อต้องการใช้คุณสมบัติ Page ให้คุณวางกล่องข้อความในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของรายงาน จากนั้นพิมพ์ Page ในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของกล่องข้อความ

วิธีนี้เป็นกระบวนงานเดียวกับที่คุณดำเนินการเมื่อใช้ฟังก์ชันอย่างเช่น Now หรือ Date ยกเว้นว่าคุณไม่ต้องใส่วงเล็บหลังคุณสมบัติ Page

รูปนี้แสดงวิธีที่คุณจะเพิ่มคุณสมบัติ Page ไปยังตัวควบคุมกล่องข้อความได้โดยตรงดังนี้

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างนิพจน์ที่ใช้คุณสมบัติ Page และ Pages คุณสมบัติ Pages จะส่งกลับจำนวนหน้าทั้งหมดในรายงาน ตัวอย่างเช่นนิพจน์ต่อไปนี้จะสร้างการใส่หมายเลขหน้าในรูปแบบ หน้า 1 จาก 10

="หน้า " & [Page] & " จาก " & [Pages]    

ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีเพิ่มนิพจน์ที่ใช้คุณสมบัติทั้งสองกับส่วนท้ายของรายงาน ขั้นตอนเหล่านี้จะอธิบายวิธีเพิ่มหมายเลขหน้าในมุมมองออกแบบและโดยใช้มุมมองเค้าโครง

ใช้มุมมองออกแบบเพื่อเพิ่มการใส่หมายเลขหน้า

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. ถ้าคุณไม่เห็นส่วนท้ายของรายงาน ให้คลิกแถบ ส่วนท้ายของรายงาน แล้วลากขอบล่างของแถบดังกล่าวลงมาเพื่อขยายรายงาน
3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุมและเขตข้อมูล ให้คลิก หมายเลขหน้า

1. ในส่วนท้ายของรายงาน ให้ลากตัวชี้เพื่อสร้างกล่องข้อความ
2. คลิกขวาที่กล่องข้อความ แล้วคลิก คุณสมบัติ

หรือ

บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

1. คลิกแท็บ ข้อมูล จากนั้นเปลี่ยนแปลงค่าในกล่องคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้เป็น ="หน้า " & [Page] &" จาก " & [Pages]
2. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ แล้วปิดแผ่นคุณสมบัติ

ใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อเพิ่มการใส่หมายเลขหน้า

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและคลิก มุมมองเค้าโครง
2. บนแท็บ การจัดรูปแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก หมายเลขหน้า

กล่องโต้ตอบ หมายเลขหน้า จะปรากฏขึ้น

1. ภายใต้ รูปแบบ ให้คลิก หน้า N จาก M
2. ภายใต้ ตำแหน่ง ให้เลือกตัวเลือก
3. ภายใต้ การจัดแนว ให้เลือกตัวเลือกจากรายการ
4. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงหมายเลขในหน้าแรก แล้วคลิก ตกลง

การพิมพ์ส่วนหนึ่งของค่าบนรายงาน

          ถ้าอักขระตัวแรกหรือตัวสุดท้ายบางตัวในเขตข้อมูลมีความหมายพิเศษ คุณสามารถจัดระเบียบรายงานตามอักขระเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าอักขระสองตัวแรกในรหัสการระบุผลิตภัณฑ์เพื่อระบุชนิดของผลิตภัณฑ์ คุณสามารถจัดกลุ่มผลิตภัณฑ์ตามอักขระสองตัวแรกในรหัส จากนั้นจะระบุแต่ละกลุ่มด้วยการพิมพ์อักขระบนส่วนหัวของกลุ่ม

          คุณจะใช้ฟังก์ชัน Left เพื่อแยกอักขระ n อักขระแรกของค่าในเขตข้อมูลชนิด Text และฟังก์ชัน Right จะแยกอักขระ n อักขระสุดท้าย ในทั้งสองกรณี อาร์กิวเมนต์แรกคือชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ข้อความ และอาร์กิวเมนต์ที่สองคือจำนวนอักขระที่คุณต้องการแยก

ตารางต่อไปนี้แสดงนิพจน์ซึ่งใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ โดยสมมติว่าข้อมูลอยู่ในเขตข้อมูลตารางชื่อ 'ID ชิ้นส่วน'

การใช้ตัวคั่นอักษรในรายการเรียงตามตัวอักษร

เพื่อให้การระบุในรายการของผลิตภัณฑ์ทำได้รวดเร็ว คุณสามารถจัดกลุ่มผลิตภัณฑ์ตามตัวอักษรตัวแรกของชื่อผลิตภัณฑ์และพิมพ์ตัวอักษรในส่วนหัวของกลุ่ม ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

          เมื่อต้องการเริ่มกลุ่มใหม่ทุกครั้งที่ตัวอักษรตัวแรกของชื่อผลิตภัณฑ์เปลี่ยนแปลง จากนั้นเรียงลำดับผลิตภัณฑ์ในแต่ละกลุ่มตามตัวอักษร ให้คุณสร้างกลุ่มสองกลุ่มในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม จากนั้นตั้งค่าแต่ละกลุ่มดังแสดงในตารางต่อไปนี้

แสดงบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก กลุ่มและการจัดเรียง

เมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะตัวอักษรตัวแรกของชื่อที่จุดเริ่มต้นของกลุ่มใหม่ ให้ใช้นิพจน์นี้ในกล่องข้อความในส่วนหัว ชื่อผลิตภัณฑ์ ดังนี้

=Left([ชื่อผลิตภัณฑ์],1)    

การพิมพ์ตัวเลขที่เทียบเท่ากับวันที่

          คุณสามารถจัดระเบียบระเบียนในรายงานได้โดยใช้ค่าวันที่ที่เป็นตัวเลขสำหรับช่วงเวลา  เช่น ปี ไตรมาส เดือน หรือ สัปดาห์ ตัวอย่างเช่น หนึ่งปีแบ่งได้เป็น 53 สัปดาห์ปฏิทิน (สัปดาห์แรกและสัปดาห์สุดท้ายของปีมักจะไม่เต็มสัปดาห์) ด้วยการใช้ค่าตัวเลข คุณสามารถจัดกลุ่มใบสั่งซื้อที่ส่งสินค้าตามสัปดาห์ของปีที่ระบุได้

          เมื่อต้องการค้นหาบางส่วนของค่าวันที่ที่เป็นตัวเลข เช่น แค่เดือนหรือปี คุณจะใช้ฟังก์ชัน DatePart ฟังก์ชันดังกล่าวจะใช้ไวยากรณ์ดังต่อไปนี้

DatePart    (interval, date[, firstdayofweek] [, firstweekofyear])

อาร์กิวเมนต์ interval เป็นตัวย่อของส่วนของวันที่ที่คุณต้องการส่งกลับ ตัวอย่างของตัวย่อที่ถูกต้อง ได้แก่ "yyyy" สำหรับปีสี่หลัก "q" สำหรับไตรมาสตามปฏิทิน และ "m" สำหรับเดือน อาร์กิวเมนต์ date เป็นชื่อเขตข้อมูลหรือวันที่จริง เช่น "1-ก.ค.-50"

อาร์กิวเมนต์ firstdayofweek และ firstweekofyear จะมีหรือไม่ก็ได้ อาร์กิวเมนต์ firstdayofweek จะส่งกลับวันอาทิตย์ เว้นแต่ว่าคุณจะระบุเป็นอย่างอื่น เมื่อต้องการระบุวันอื่น ให้ป้อนค่าระหว่าง 2 ถึง 7 (1 เป็นค่าเริ่มต้น) อาร์กิวเมนต์ firstweekofyear จะส่งกลับสัปดาห์ซึ่งมีวันที่ 1 มกราคม เมื่อต้องการระบุสัปดาห์อื่น ให้ป้อนค่า 2 หรือ 3 ใช้ 2 เพื่อระบุว่าสัปดาห์แรกคือสัปดาห์ที่มีอย่างน้อย 4 วันในปีใหม่ ใช้ 3 เพื่อระบุสัปดาห์แรกที่ครบทั้งสัปดาห์ของปีที่ระบุ

ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของผลลัพธ์ที่ส่งกลับสำหรับเขตข้อมูลชื่อ 'วันหยุด' เขตข้อมูล 'วันหยุด' สามารถเก็บวันหยุดที่มีการเฉลิมฉลองในประเทศหรือภูมิภาคที่บริษัทของคุณทำธุรกิจอยู่

การเปรียบเทียบผลลัพธ์ของหลายปี

          เมื่อคุณต้องการวิเคราะห์ผลลัพธ์ยอดขายจากปีมากกว่า 1 ปี จะเป็นการสะดวกหากจะจัดกลุ่มผลลัพธ์ตามช่วงเวลา เช่น ไตรมาสหรือเดือน วิธีนั้น คุณสามารถเห็นประสิทธิภาพของช่วงเวลาในหนึ่งปีเปรียบเทียบกับช่วงเวลาเดียวกันในปีอื่นได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูรายงาน 'สรุปยอดขายตามไตรมาส' ซึ่งแสดงจำนวนใบสั่งซื้อที่ถูกส่งและยอดขาย

เมื่อต้องการสร้างส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่ม และระบุลำดับการจัดเรียงของรายงานนี้ ให้คุณสร้างกลุ่มขึ้นสองกลุ่ม แต่ละกลุ่มต่างมีลำดับการจัดเรียงของตัวเอง และคุณตั้งค่าคุณสมบัติในบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ของแต่ละกลุ่มและลำดับการจัดเรียงดังแสดงในตารางต่อไปนี้ โปรดสังเกตว่าคุณใช้นิพจน์เพื่อจัดกลุ่มตามไตรมาสเมื่อได้ส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อ

แสดงบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

1. เปิดรายงานในมุมมองออกแบบ
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก กลุ่มและการจัดเรียง

เมื่อต้องการพิมพ์เลขไตรมาสที่จุดเริ่มต้นของกลุ่มใหม่ ให้คุณวางกล่องข้อความในส่วนหัวกลุ่มโดยใช้นิพจน์เดียวกับที่คุณใช้ในกล่อง การเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม ดังนี้

=DatePart("q", [วันที่ส่งสินค้า])    

การคำนวณผลรวมของรายการแถว

          สมมติว่าคุณต้องการรายงานใบแจ้งหนี้ซึ่งแสดงข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ คุณต้องคำนวณราคาสุทธิ (ยอดขายของแต่ละผลิตภัณฑ์) ของรายการแถว ก่อนอื่นคุณต้องสร้างแบบสอบถามที่ใช้ข้อมูลกับรายงานก่อน คุณใส่เขตข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการจากตารางทั้งหมดที่ต้องการลงในแบบสอบถาม เช่น ตาราง 'ใบสั่งซื้อ' ตาราง 'รายละเอียดใบสั่งซื้อ' และตาราง 'ลูกค้า' จากนั้นคุณจึงสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในตารางออกแบบแบบสอบถามซึ่งคำนวณราคาสุทธิของแต่ละผลิตภัณฑ์บนใบแจ้งหนี้

สร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาแบบสอบถามที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. คลิกแถว เขตข้อมูล ของคอลัมน์ว่างในตารางออกแบบแบบสอบถาม
3. พิมพ์ชื่อ เครื่องหมายจุดคู่ (:) และนิพจน์ในเซลล์ เขตข้อมูล ชื่อและเครื่องหมายจุดคู่จะกำหนดชื่อผู้ใช้ที่จำง่ายสำหรับเขตข้อมูลจากการคำนวณของคุณ เมื่อต้องการคำนวณราคาสุทธิ คุณสามารถใช้นิพจน์ดังนี้

ราคาสุทธิ: CCur([รายละเอียดใบสั่งซื้อ].[ราคาต่อหน่วย]*[ปริมาณ]*(1-[ส่วนลด])/100)*100    

โปรดสังเกตว่าเมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในตารางออกแบบแบบสอบถาม ไม่ต้องนำหน้านิพจน์ด้วยตัวดำเนินการ =

การระบุสินค้าที่ส่งล่าช้า

          สถานการณ์ที่ดีที่สุดคือ สินค้าส่งตรงตามเวลา แต่บางครั้งสินค้าบางอย่างอาจไปถึงภายหลังวันที่ที่ต้องการ และคุณต้องการระบุสินค้าเหล่านั้นในรายงาน เมื่อต้องการทำเครื่องหมายสินค้าทุกตัวที่ส่งถึงล่าช้าบนรายงานติดตามการส่งสินค้า คุณสามารถพิมพ์เครื่องหมายขีดถูกในกล่องกาเครื่องหมายที่มีป้ายชื่อว่า ส่งล่าช้า เนื่องจากสินค้าส่วนใหญ่ส่งตรงตามเวลา เครื่องหมายถูกจะเห็นได้ง่ายกว่าข้อความที่เขียนว่า ตรงเวลา หรือ ล่าช้า

          นิพจน์สำหรับรายงานนี้จะเปรียบเทียบค่าในเขตข้อมูล 'วันที่ส่งสินค้า' กับค่าในเขตข้อมูล 'วันที่ที่ต้องการ' ถ้าค่าในเขตข้อมูล 'วันที่ส่งสินค้า' มากกว่า (นั่นคือ วันที่หลังจาก) ค่าในเขตข้อมูล 'วันที่ที่ต้องการ' นิพจน์จะส่งกลับค่า True และรายงานจะแสดงเครื่องหมายขีดถูกในกล่องกาเครื่องหมาย ถ้าค่าเป็น False รายงานจะปล่อยให้กล่องกาเครื่องหมายว่าง

เพิ่มกล่องกาเครื่องหมาย 'ส่งล่าช้า' ลงในรายงาน

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวารายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องกาเครื่องหมาย
3. ลากตัวชี้ในส่วนรายละเอียดของรายงานเพื่อสร้างกล่องกาเครื่องหมาย
4. คลิกขวาที่กล่องกาเครื่องหมาย คลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด จากนั้นคลิกแท็บ ทั้งหมด ในแผ่นคุณสมบัติ
5. ตั้งค่าคุณสมบัติของกล่องกาเครื่องหมายดังแสดงในตารางต่อไปนี้

ตารางของตัวดำเนินการ

          Access จะสนับสนุนตัวดำเนินการที่หลากหลาย รวมทั้งตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ เช่น +, -, * (คูณ) และ / (หาร) นอกเหนือไปจากตัวดำเนินการเปรียบเทียบสำหรับการเปรียบเทียบค่า ตัวดำเนินการข้อความสำหรับการต่อข้อความ ตัวดำเนินการตรรกะสำหรับกำหนดค่าจริงหรือเท็จ และตัวดำเนินการอื่นๆ ที่เจาะจงกับ Access สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้ตัวดำเนินการเหล่านี้ ให้ดูตารางต่อไปนี้

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์

คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์เพื่อคำนวณค่าของตัวเลขอย่างน้อยสองจำนวนหรือเพื่อเปลี่ยนเครื่องหมายของตัวเลขจากบวกเป็นลบ

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ

คุณใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบเพื่อเปรียบเทียบค่าและส่งกลับผลลัพธ์ที่เป็นจริง เท็จ หรือค่า Null

ในทุกกรณี ถ้าค่าแรกหรือค่าที่สองเป็นค่า Null ผลลัพธ์ก็จะเป็นค่า Null ด้วยเช่นกัน เนื่องจากค่า Null ใช้แทนค่าที่ไม่รู้จัก ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบใดๆ กับค่า Null จึงไม่รู้จักด้วยเช่นกัน

ตัวดำเนินการตรรกะ

ตัวดำเนินการต่อข้อความ

คุณใช้ตัวดำเนินการต่อข้อความเพื่อรวมค่าข้อความสองข้อความให้เป็นข้อความเดียว

ตัวดำเนินการพิเศษ

คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการพิเศษได้ตามที่อธิบายไว้ในตารางต่อไปนี้