การใช้งาน  Microsoft Office Access 

          Access เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หรือที่เรียกว่า RDBMS สำหรับจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ให้เป็นหมวดหมู่ เรียกว่า ฐานข้อมูล จากนั้นจึงจะนำเอาข้อมูลสร้างเป็นแบบฟอร์ม เพื่อช่วยในการ ค้นหาข้อมูลให้สะดวกและง่ายขึ้นออกมาเป็นรายงานที่สวยงามเป็นระเบียบ และอื่นๆ อีกมาก

จากการที่การใช้งาน Access นั้นต้องมีการเกี่ยวข้องกับเรื่อง ฐานข้อมูล ดังนั้นก่อนที่เราจะไปดูการใช้งานของ Access มาทำความเข้าใจในเรื่องของ ฐานข้อมูล กันก่อน

ความหมายของฐานข้อมูล 

ฐานข้อมูล (Database)  คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่รายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งถูกนำมาใช้ในงานด้านต่าง ๆ เช่น  ด้านธนาคาร   จะมีฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเงินฝาก  ข้อมูลเหล่านี้จะถูกจัดเก็บไว้อย่างมีระบบ  และมีความสัมพันธ์กัน  เพื่อประโยชน์ในการจัดการและรียกใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

•  หน่วยในการจัดเก็บข้อมูล

          ข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์  โดยแท้จริงแล้ว มีลักษณะการจัดการเก็บเป็นสัญญาณดิจิตอลคือมีค่า 0 กับ 1 เท่านั้น แต่เพื่อให้มองภาพข้อมูลได้ง่าย จึงแบ่งหน่วยในการจัดเก็บข้อมูลออกเป็นส่วนยาอย ต่าง ๆ ดังนี้

           1. บิต (Bit)  คือหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด คือการจัดเก็บข้อมูลที่ที่มีอยู่เพียง 2 สถานะ คือ 0 กับ 1 ซึ่งเป็นลักษณะการทำงานของคอมพิวเตอร์ที่ทำงานด้วยระดับสัญญาณดิจิตอล

           2.  ไบต์ (Byte)  คือหน่วยของข้อมูลซึ่งเกิดจากการนำข้อมูล 8 บิตมารวมกัน โดยใช้แทนตัวอักขระ 1 ตัว

           3.  เขตข้อมูล (Field) หรือฟิลด์ คือหน่วยของข้อมูลซึ่งเกิดจากการนำข้อมูลหลาย ๆ ไบต์หรือหลาย ๆ อักขระมารวมกัน เพื่อใช้แทนความหมายของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น รหัสนักศึกษา , ชื่อ , ที่อยู่เป็นต้น

           4. ระเบียน (Record) หรือ เรคคอร์ด คือหน่วยของข้อมูลซึ่งเกิดจากการนำข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลมากรวมกัน ซึ่งเขตข้อมูล ที่นำมารวมกันนี้ จะมีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกัน เช่น รหัสนักศึกษา , ชื่อ , ที่อยู่ รวมกันเป็นระเบียนข้อมูล ของนักศึกษา เป็นต้น 

           5.แฟ้มข้อมูล (File) หรือ ไฟล์ คือหน่วยของข้อมูลซึ่งเกิดจากการนำข้อมูลหลสย ๆ ระเบียนที่มีลักษณะ ของเขต ข้อมูลเหมือนกันมาจัดเก็บข้อมูล เช่น การจัดเก็บข้อมูลระเบียนของนักศึกษาหลาย ๆ คนรวมกันเป็น แฟ้มข้อมูลนักศึกษาเป็นต้น ซึ่งข้อมูลแต่ละระเบียนที่นำมารวมกันจะต้องมีเขตข้อมูล อย่างน้อน 1 เขต ข้อมูลที่แยกความแตกต่างของข้อมูลในแต่ละรายละเบียนได้

                 โครงสร้างของฐานข้อมูล

          ศัพท์พื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล 

1.  Relational Database หมายถึง ความสัมพันธ์ของฐานข้อมูล ซึ่งกันและกัน

2.  Charcter หรือ TEAT หมายถึง ตัวอักษรที่เป็นได้ทั้งภาษาอังกฤษ ไทย ตัวเลขรวมถึงเครื่องหมายต่างๆ

3.  Field หมายถึง ชื่อที่ใช้แทนรายละเอียดต่างๆ

4.  Record หมายถึง ชุดของข้อมูล 1 ชุด อาจจะประกอบไปด้วย Field หลายๆ Field รวมกันและมีความสัมพันธ์กัน

5.  File หมายถึง แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลหลายๆ Record

•  ระบบแฟ้มข้อมูล

          ในยุคเริมแรกของการนำคอมพืวเตอร์มาใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูล จะใช้ระบบแฟ้มข้อมูลซึ่งแฟ้มข้อมูลแต่ละแฟ้มมักจะถูกสร้างตามภาษาคอมพิวเตอร์ที่โปรแกรมเมอร์ใช้เขียนในโปรแกรม เช่น หาก โปรแกรมเมอร์ใช้ภาษาซี ในการเขียนโปรแกรม  แฟ้มข้อมูลที่ถูกสร้างก็จะมีโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล ตามโครงสร้าง ที่ภาษาซีกำหนดไว้ ตัวอย่างการใช้งานแฟ้มข้อมูแสดงรูปดังนี้

• ระบบฐานข้อมูล

     จากปัญหาต่าง ๆ ของระบบแมข้อมูลจึงได้มีระบบฐานข้อมูลเกิดขึ้น ซึ้งลักษณะของฐานข้อมูลจะเป็นการนำข้อมูลที่เกี่ยวเนื่อง ทมีความสัมพันธ์กันมาจัดเก็บไว้ด้วยกัน โดยทั่วไปจะเรียกตามลักษณะของข้อมูลนั้น ๆ ว่าเป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับเรื่องใด หรือการทำงานใด เช่น ระบบฐานข้อมูลนักศึกษาก็จะเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับนักศึกษา  เป็นต้น 

     ระบบฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายการนำแฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมาจัดเก็บไว้ด้วยกันแต่ลักษณะโครงสร้างการจัดเก็บ รวมทั้งวิธีการใช้งานข้อมูล ของฐานข้อมูล จะมีความแตกต่างออกไปจากแฟ้มข้อมูล ซึ่งการใช้งานระบบฐานข้อมูลจะต้องมีโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการบริหารจัดการข้อมูลและเป็นตัวกลางระหว่าง ผู้ใช้กับฐานข้อมมูล ที่เรียกว่า "Database Management System (DBMS)" หรือระบบจัดการฐานข้อมูล

ประวัติความเป็นมาของระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูลเกิดขึ้นมาเนื่องจากโครงการอพอลโลของสหรัฐอเมริกา  ซึ่งเป็นโครงการส่งมนุษย์อวกาศไปลงดวงจันทร์  จากโลกการดังกล่าวมรข้อมูลเป็นจำนวนมาก  ดังนั้นเพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ลงในคอมพิวเตอร์ได้สะดวก จึงได้ว่าจ้างบริษัท IBM พัฒนาระบบเพื่อจัดเก็บข้อมูลดังกล่าว GUAM ต่อจึงได้มีการพัฒนาเพื่อนำไปใช้งานในเชิงธุรกิจ

ในยุคปี ค.ศ. 1968 Dr.E.F. Codd ได้เสนอโมเดลเชิงสัมพันธ์ ซึ่งมีหลักการอยู่บนพื้นฐานทางคณิตศาสตร์ เพื่อแก้ปัญหาของโมเดลฐานข้อมูลแบบเดิม หลังจากนั้นบริษัท IBM ก็ได้นำแนวคิดของ  Dr.E.F. Codd ไปสร้างระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ชื่อว่า ระบบ R ขึ้น และพัฒนามาเป็นระบบ DB2 ในปัจจุบันมีผู้ผลิตซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลขึ้นมากมาย โดยใช้ทฤษฎีของ Dr.E.F. Codd เพื่อสร้างระบบฐานข้อมูล เชิงสัมพันธ์ขึ้นมา เช่น Microsoft Access,MSSQL Server,Oracle,Informix เป็นต้น

• ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูล จะช่วยแก้ปัญหาของระบบแมข้อมูล และมีประโยชน์ หลาย ๆ ด้านดังนี้

1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2. แก้ปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล
3. การบริหารจัดการฐานข้อมูลทำได้ง่าย
4. กำหนดมาตรฐานของข้อมูลได้
5. สามารถใช้งานฐานข้อมูลร่วมกันได้
6. เกิดความเป็นอิสระระหว่างข้อมูลกับโปรแกรม
7. กำหนดระบบรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลได้

ขั้นตอนการออกแบบฐานข้อมูล

ในการจัดการเกี่ยวกับ ฐานข้อมูล การออกแบบฐานข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่ง เราลองมาดูซิว่าหลักในการออกแบบมีไรบ้าง

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของข้อมูล

2. ศึกษาและวิเคราห์ข้อมูล

3. ศึกษารายละเอียดของข้อมูล

4. กำหนดความสำพันธ์แต่ละตารางในฐานข้อมูล

5. บันทึกข้อมูลและสร้างออฟเจ็กต์ต่างๆ ของฐานข้อมูล

6. วิเคราะห์และตรวจสอบฐานข้อมูลที่สร้างขึ้น

ส่วนประกอบของ Microsoft Access ในการสร้างตารางข้อมูล

หมายเลย 1  แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อแฟ้มข้อมูล

หมายเลย 2  แถบเมนู (Manu Bar) แถบรวมคำสั่งที่ใช้งานทั่งหมดในโปรแกรม

หมายเลย 3  แถบเครื่องมือ (Tool Bar) แถบไอคอนคำสั่งที่ใช้งานประจำหรือที่สำคัญใช้งานบ่อยๆ

หมายเลย 4  วินโดว์ฐานข้อมูล (Database Windows) ใช้ในการทำงาน

หมายเลย 5  แถบแสดงสถานะ (Status Bar)

องค์ประกอบของแถบวัตถุในฐานข้อมูล 

       สำหรับเก็บข้อมูล

     สำหรับดึงข้อมูลที่ได้จากการค้นหาตามเงื่อนไข

     สำหรับแสดงข้อมูลที่ได้จากตารางหรือแบบสอบถาม        

     คล้ายๆ กับฟอร์ม แต่ข่อมูลที่แสดงออกมาแก้ไขไม่ได้                 

     เป็นทางลัดไปยัง data access pages

     เป็นชุดคำสั่งหรือขั้นตอนง่ายๆ ให้เลือกใช้

     เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปภาษา Access Basic

 ขั้นตอนที่ 1 : เลือก ฐานข้อมูลเปล่า

ขั้นตอนที่ 2 : เลือก ฐานข้อมูล กด ตกลง 

ก็จะได้หน้าฐานข้อมูล

Advertising Zone    Close